Nếu bạn đang sở hữu một LLC tại Mỹ và muốn mở Stripe, PayPal Business, Mercury Bank hoặc khai thuế đúng chuẩn IRS, thì EIN là thứ đầu tiên bạn cần phải có. Việc đăng ký EIN cho chủ sở hữu Việt không sống tại Mỹ là hoàn toàn miễn phí, nhưng nó có thể hơi khó khăn vì bạn phải gọi điện trực tiếp cho IRS.

Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn toàn bộ quy trình đăng ký EIN theo cách nhanh nhất, dễ nhất, và chi phí thấp nhất, phù hợp cho người Việt không sống tại Mỹ.

Trong trường hợp bạn chưa tự mở một LLC, hãy đọc bài viết Hướng dẫn thành lập LLC (công ty) tại US trước khi xem bài này nha.

1. EIN là gì?

EIN (Employer Identification Number) là mã số thuế doanh nghiệp được cấp bởi IRS, cơ quan thuế liên bang Hoa Kỳ.

EIN tương tự như “mã số thuế doanh nghiệp” ở Việt Nam và được dùng cho nhiều mục đích quan trọng:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp (Mercury, Relay, Bank of America…)
• Đăng ký Stripe, PayPal Business
• Khai báo thuế hằng năm
• Ký hợp đồng, thuê nhân viên
• Đứng tên tài khoản Amazon, Etsy, Shopify
• Hoạt động hợp lệ dưới tư cách LLC

Vì vậy EIN là cửa ải đầu tiên bạn cần thực hiện ngay sau khi đăng ký LLC. Bạn có thể tự đăng ký EIN hoặc thông qua Agent để họ hỗ trợ bạn đăng ký. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách giúp bạn đăng ký EIN vừa dễ dàng lại vừa rẻ.

Mình có build 1 nhóm anh em builder, startup, chém gió anh em nào có nhu cầu thì bấm link t.me/saasbuilder

2. Đăng ký EIN qua Fivver

Đây là cách mình khuyến khích ae sử dụng vì nó có rất nhiều ưu điểm, nhất là với các anh em mới thực hiện lần đầu

• Chi phí rẻ: 20 USD phí dịch vụ + 4.6 USD phí nền tảng Fiverr
• Không cần gọi IRS
• Không cần tiếng Anh
• Không sợ điền sai Form SS4
• Có kết quả sau 3 ngày

Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ từng bước.

2.1. Cách order qua Fiverr

Sử dụng dịch vụ của seller:
https://www.fiverr.com/mueedbiz/get-your-irs-ein-number-tax-id-for-us-and-non-us-citizens

Seller này chuyên hỗ trợ Non-US, review tốt, giá cũng ổn định.

Bạn cũng có thể tìm các seller khác, thường chỉ cần xem số lượng sao (rating) và số đơn hàng họ hoàn tất là được.

Fivver là nền tảng thuê freelancer lớn, nên trong trường hợp Seller không hoàn thành đơn hàng bạn sẽ được hoàn phí nên không có gì lo lắng.

Bạn nhớ chọn gói dịch vụ Premium (gói 20$) sau đó bấm Continue

Tiếp tục thanh toán đơn hàng này

Chú ý phí thanh toán tổng của bạn là: 20$ + 4.6$ trong đó 20$ là trả cho seller và 4.6$ là trả cho Fivver

Sau khi thanh toán hoàn tất, bạn sẽ có 1 mục yêu cầu

1. Owner Name

• Tên chủ sở hữu LLC (không dấu).
  Ví dụ: Nguyen Van A
  

2. LLC Documents

Gửi file có tiêu đề:

OPERATING AGREEMENT FOR ...

Thường tên file là:
Free Basic Operating Agreement - LLC Single Member

Đây là 1 trong 3 file bạn tải từ Northwest khi thành lập LLC.

Seller chỉ cần file này để xác minh chủ sở hữu LLC.

2.2. Thời gian thực hiện

Sau khi bạn cung cấp thông tin và thanh toán đầy đủ:

• Seller sẽ xử lý trong 3 ngày
• Bao gồm tất cả công việc kể cả gọi điện IRS và đăng ký EIN cho bạn.

Khi hoàn thành, bạn sẽ nhận:

• EIN Number
• 147C Letter (thư xác nhận EIN do IRS cấp)

Nội dung từ Fiverr:
“Your EIN and 147C letter have been received by our team from the IRS.”

Toàn bộ file sẽ được gửi dưới dạng PDF để bạn tải về và lưu giữ. Bạn sẽ tải file này từ trong mục Delivery của Seller

Sau vài ngày bạn cũng có thể thấy file này trong mục quản lý Document của NorthWest nữa.

Tải file EIN này về bạn sẽ thấy 1 cái mã EIN trong đó, như vậy là hoàn tất quá trình đăng ký EIN

3. Cách đăng ký EIN thủ công

Trong trường hợp bạn không muốn trả tiền cho freelancer, bạn cũng có thể tự làm:

1. Điền Form SS4. Bạn tải tại https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf
2. Gửi fax đến IRS (không có email)
3. Chờ phản hồi từ 1 đến 2 tuần
4. Nếu bạn ở ngoài Mỹ, IRS có thể yêu cầu bạn gọi điện để xác minh thông tin

Khó khăn chính:

• IRS yêu cầu gọi điện và cuộc gọi thường chờ 1 đến 3 tiếng
• Dễ điền sai Form SS4 dẫn đến bị trả lại
• IRS không hỗ trợ email nên trao đổi chậm

Vì vậy, mình khuyên bạn nên chọn Fiverr cho lẹ

4. Cách đăng ký EIN qua Northwest

Nếu bạn muốn sử dụng 1 Agent uy tín hơn, vì đã đăng ký thành lập LLC thông qua Northwest, bạn có thể thêm dịch vụ xin EIN.

Ưu điểm:

• Northwest chuẩn bị Form SS4 chính xác
• Họ trực tiếp gọi cho IRS
• Thời gian cũng khoảng 3 ngày
• Uy tín cao

Nhược điểm: Chi phí nếu bạn là người Mỹ thì 50$ nhưng là người Việt (người không có Social Security Number) thì là 200 USD, đắt hơn Fiverr nhiều lần.

Vì thế mình vẫn khuyến khích anh em sử dụng cách mình chỉ là vừa nhanh vừa rẻ.

5. Thời gian khai thuế

IRS phân loại nghĩa vụ thuế của LLC dựa trên số lượng thành viên, với loại chúng ta đang thực hiện là LLC 1 thành viên non-US

Các mẫu bắt buộc phải nộp

• Form 1120: Tờ khai thuế doanh nghiệp
• Form 5472: Báo cáo giao dịch giữa LLC và owner (dù không có giao dịch cũng phải khai)

Đây là yêu cầu đặc biệt cho SMLLC có owner là người nước ngoài, áp dụng từ năm 2017.

Deadline

• Ngày 15 tháng 4 hằng năm
• Có thể gia hạn thêm 6 tháng bằng Form 7004

Năm đầu tiên chúng ta chỉ cần đăng ký mã số thuế, đợi tới tháng 4 năm sau bạn mới khai báo thuế là được.

Thuế phải nộp

• 0% nếu LLC không phát sinh US sourced income
  Ví dụ: bạn bán SaaS từ Việt Nam cho khách toàn cầu. Không có server và nhân sự tại Mỹ → không bị đánh thuế.
  

Rủi ro nếu không nộp

Form 5472 có mức phạt cực cao: 25.000 USD mỗi năm nếu không nộp hoặc nộp trễ.

Vì thế đến tháng 3 hoặc tháng 4 hàng năm chúng ta sẽ lục tục khai báo thuế, mình cũng sẽ viết hướng dẫn cho bạn cách khai báo và cách thuê agent khai báo. Chúng ta làm chính quy và thuế là 0$ nên chỉ tốn khoản phí nhỏ cho dịch vụ khai báo thôi không phải đóng thuế tại US.

6. Chuẩn bị cho phần tiếp theo

Để đăng ký và tích hợp cổng thanh toán (payment gateway như Stripe, PayPal …) cũng như tạo tài khoản ngân hàng Mỹ, bạn cần phải có một website. Và website của bạn phải trông chuyên nghiệp, hoạt động thực sự (không phải trang lèo tèo chỉ có vài mục hay “coming soon”).

Các trang/thông tin bắt buộc phải có trên website

1. Mô tả chi tiết về sản phẩm/dịch vụ

   • Không được mơ hồ. Phải rõ ràng bạn bán gì, giá bao nhiêu, cách thức giao hàng/phát hành.

   • Nếu bán digital goods (software, course, ebook...) phải nêu rõ cách delivery.

   • Nếu bán saas: phải có bảng giá cụ thể

2. Thông tin liên hệ đầy đủ

   • Email hỗ trợ

   • Số điện thoại (optional)

   • Địa chỉ công ty thực tế: có thể sử dụng địa chỉ của agent north west hoặc virtual office nếu bạn ở Việt Nam nhưng có LLC Mỹ.

3. Chính sách hoàn tiền & trả hàng

   • Rõ ràng thời hạn hoàn tiền (ví dụ 14-30 ngày), điều kiện hoàn tiền, cách thức refund.

   • Bắt buộc phải có trang riêng, dễ tìm thấy (thường ở footer).

4. Chính sách giao hàng (Shipping Policy)

   • Thời gian giao hàng, phí ship, khu vực giao (nếu bán hàng vật lý).

   • Với digital products thì nêu rõ “instant delivery” hoặc cách nhận hàng.

5. Điều khoản sử dụng / Điều khoản dịch vụ (Terms of Service / Terms & Conditions)

   • Quy định quyền và nghĩa vụ của khách hàng & công ty.

   • Bao gồm giới hạn trách nhiệm, luật áp dụng (thường chọn luật bang bạn đăng ký LLC).

6. Chính sách bảo mật (Privacy Policy)

   • Giải thích thu thập thông tin gì (email, địa chỉ, card...), dùng để làm gì, có chia sẻ với bên thứ 3 không.

   • Bắt buộc theo luật California (CCPA) và GDPR nếu có khách EU.

7. Trang Checkout rõ ràng và bảo mật

   • Phải dùng HTTPS (SSL certificate) toàn bộ website.

   • Không được tự lưu thông tin thẻ (phải dùng cổng thanh toán bên thứ 3 như Stripe/PayPal để đạt PCI compliance).

8. Thông tin công ty rõ ràng

   • Tên công ty đầy đủ, EIN (nếu có), địa chỉ đăng ký kinh doanh.

   • Thường đặt ở footer hoặc trang “About Us” / “Contact”.

Vì công việc này khá là nhiều nên bạn nên chuẩn bị trước khi chúng ta qua phần tiếp theo nha.

Tóm lại

Như vậy qua bài viết này, bạn đã nắm được cách đăng ký EIN cho LLC non-US, sau khi có EIN chúng ta có thể đăng ký các cổng thanh toán và bank.

Để chuẩn bị cho việc đăng ký cổng thanh toán và bank, bạn cần có 1 website với đầy đủ thông tin như mình note ở trên. Trong trường hợp bạn cần trao đổi thêm hoặc đã có website cần khoe với anh em thì có thể tham gia nhóm sau nhé: t.me/saasbuilder

Nếu bạn cần tạo tài khoản nhận tiền từ Stripe hãy đọc bài Hướng Dẫn Đăng Ký WorldFirst - Giải pháp nhận tiền cho các Startup Việt Nam

Hẹn gặp lại các bạn vào các bài viết hướng dẫn tiếp theo. Trước khi rời đi, nhớ tặng mình 1 quả tim nhé.